Cara membuat booking servis online untuk bengkel umum tanpa membuat aplikasi

Kenapa bengkel resmi punya booking servis dan bengkel umum tidak?

Bengkel resmi menerima booking servis lewat aplikasi atau situs pabrikan. Bengkel umum tidak punya tim teknologi, sehingga jadwal berjalan lewat telepon dan chat: pelanggan bertanya "besok jam berapa kosong?" berulang kali, dua mobil datang pada jam yang sama untuk satu mekanik, dan sebagian pelanggan berhalangan datang meski sudah janji.

Yang dibutuhkan bukan aplikasi sendiri, melainkan halaman booking yang mengerti durasi tiap servis dan jumlah mekanik. Halaman software booking untuk bengkel menjelaskan modelnya; artikel ini menunjukkan cara memasangnya.

Apa bedanya form WhatsApp manual dengan slot nyata?

Banyak bengkel memakai form website yang mengubah isian pelanggan menjadi pesan WhatsApp. Menurut panduan halaman booking WhatsApp dari Webside.id, pesanan dari form seperti ini tetap menunggu admin membalas untuk mengonfirmasi jadwal (klaim vendor, tanpa sumber primer). Form tidak tahu jam mana yang telah terisi. Slot nyata bekerja sebaliknya: sistem menghitung jam kosong dari durasi layanan, jam buka, dan mekanik yang tersedia.

Contoh nyata: dua pelanggan sama-sama mengetik "bisa jam 10 besok?" di WhatsApp bengkel pagi itu. Admin membalas "bisa" ke keduanya karena tidak sempat mengecek jadwal satu per satu, dan baru sadar bentrok saat kedua mobil datang bersamaan. Dengan slot nyata, begitu satu pelanggan mengambil jam 10, jam itu otomatis tidak lagi ditawarkan ke pelanggan berikutnya.

Langkah 1: buat layanan servis dengan durasi dan jeda

Ganti oli dan servis berkala perlu entri layanan sendiri-sendiri, sebab lama pengerjaannya jauh berbeda dan slot booking mengikuti angka itu. Menunya terletak di Katalog → Layanan; klik Tambah layanan, lalu isi field berikut untuk tiap servis yang paling sering dipesan bengkel Anda.

• Nama servis, misalnya "Servis berkala", dengan cakupan pekerjaan di Deskripsi.
• Durasi (menit) — pakai lama pengerjaan nyata di bengkel Anda, bukan estimasi umum.
• Buffer setelah (menit) untuk bersih-bersih stall dan memindahkan mobil, sebelum mobil berikutnya masuk.
• Minta deposit, dinyalakan hanya untuk pekerjaan lama seperti detailing atau coating — besarannya dibahas pada deposit booking bengkel.
• Mode lokasi, diarahkan ke lokasi bengkel.

Tulis kebijakan batal di deskripsi layanan; teks itu tampil di halaman booking sebelum pelanggan memilih jam. Klik Simpan; kolom Staf yang bisa baru terisi setelah Langkah 2 selesai.

Langkah 2: tambah mekanik dan atur jam buka

Setiap mekanik menjadi staf: undang lewat Katalog → Staf (nama, email opsional — mekanik tanpa email tetap bisa ditugaskan), lalu centang mekaniknya di tiap layanan pada bagian Staf yang bisa. Pelanggan memilih layanan dan jam; sistem memilih staf yang kosong pada jam itu. Setiap staf punya daftar layanan sendiri.

Bila pelanggan langganan ingin ditangani mekanik tertentu: Buat layanan terpisah yang hanya ditugaskan ke satu staf.

Lalu buka Operasional → Jam operasional. Tentukan jam mulai dan usai untuk masing-masing hari, misalnya Senin sampai Sabtu 08.00–17.00; tombol Salin ke semua hari menyamakan jadwal. Tambahkan tanggal tutup lewat Pengecualian & hari libur. Jam buka per hari dan tanggal libur diatur di dashboard. Jam kerja per staf dan blokir waktu diatur lewat API (lihat /docs/availability).

Terakhir, cek Pengaturan → Booking. Mode persetujuan berlaku untuk semua booking di satu bisnis: setujui otomatis, atau setujui manual dengan slot ditahan 24 jam. Untuk bengkel, setujui otomatis biasanya cukup — beda dengan detailing mobil mewah yang kadang perlu ditinjau dulu sebelum kunci mobil diserahkan ke mekanik.

Langkah 3: pasang widget atau bagikan link

Sejak pendaftaran selesai, bengkel Anda sudah punya link halaman booking sendiri — cek Ringkasan dashboard, tombol Bagikan link booking terpasang di sana. Untuk memasangnya ke website, salin snippet-nya dari Pengaturan → Embed lalu tempel di halaman website bengkel. Layanan, jadwal, dan deposit yang tampil di widget sama persis dengan halaman booking.

• Punya halaman servis sendiri: pasang tampilan Inline di sana.
• Cuma satu landing page: pakai tombol pop-up saja.
• Tidak punya situs apa pun: sebar link booking-nya lewat Google Business Profile, bio Instagram, atau chat pelanggan.
• Situs dikerjakan vendor luar: teruskan potongan kode ini ke mereka, sertakan panduan pasang widget dan dokumentasi embed.

Langkah 4: uji booking dan cek email konfirmasi

Jangan bagikan link sebelum diuji. Buat satu booking percobaan dari HP Anda sendiri lebih dulu, isi email Anda sendiri supaya bagian konfirmasi ikut ketes. Pelanggan mengisi nama dan nomor WhatsApp; email opsional. Bila email diisi, pelanggan menerima email konfirmasi.

Slot yang tawarkan wajib berada di dalam jam buka saja, dengan panjang persis sama seperti durasi layanan yang Anda atur di Langkah 1. Bila satu layanan cuma ditangani satu mekanik, coba pesan jam yang sama sekali lagi — jam itu semestinya sudah hilang dari pilihan.

Buka Operasional → Booking untuk memastikan percobaan tadi tercatat dengan status yang cocok dengan approval pilihan Anda di Langkah 2 — lalu masuk ke detail booking itu, lihat Riwayat status, dan coba tombol Tandai selesai serta Batalkan biar Anda hafal kedua alurnya. Cek juga email Anda: konfirmasi booking dan satu salinan untuk bengkel mestinya sama-sama masuk.

Setiap booking bergerak lewat status menunggu, terkonfirmasi, selesai, batal, atau tidak hadir; rinciannya tercantum pada lifecycle booking. Ban serep dan oli cadangan yang perlu dipesan lebih dulu tetap urusan gudang sparepart, bukan status booking ini.

Bagaimana meminta plat nomor dan keluhan lewat WhatsApp?

Form booking Termilo sengaja pendek. Plat nomor, jenis kendaraan, dan keluhan disampaikan lewat WhatsApp setelah booking masuk. Nomor WhatsApp pelanggan tersimpan di setiap booking, jadi admin membuka daftar booking hari berikutnya dan mengirim satu pesan per pelanggan dari WhatsApp bengkel, bukan dari Termilo.

• Sebut servis dan jam yang dipesan, lalu minta plat nomor, kilometer terakhir, dan keluhan yang dirasakan.
• Catat jawaban pelanggan di aplikasi kasir atau PKB yang biasa dipakai, bukan di chat saja.

Untuk mengubah jadwal atau membatalkan, pelanggan menghubungi bisnis lewat nomor yang tertera. Bisnis membatalkan booking dari dashboard, lalu pelanggan memesan jam baru.

Apa yang tetap di kasir bengkel?

Termilo mengurus jadwal: layanan, slot per mekanik, deposit, status booking, dan email konfirmasi. PKB atau work order, estimasi biaya, stok sparepart, dan invoice tetap di aplikasi kasir yang biasa Anda pakai. Booking dapat dikirim ke kasir atau CRM secara otomatis saat dibuat, dikonfirmasi, dibatalkan, selesai, atau tidak hadir; kiriman yang gagal dicoba ulang (panduan webhook).

Mekanik senior yang biasa mencatat keluhan di secarik kertas tetap boleh begitu — kertas itu tinggal difoto dan dilampirkan ke PKB di aplikasi kasir, tanpa perlu mengubah kebiasaan kerja di bengkel.

Pengingat terjadwal sebelum jadwal bukan bagian Termilo. Bengkel yang ingin mengingatkan pelanggan memakai nomor WhatsApp yang tersimpan, atau memicu sistem lain dari event booking selesai. Bisnis jasa lain memakai alur yang sama; lihat hub software booking untuk klinik, salon, dan jasa ke rumah.