Cara mengatur jadwal dokter dan terapis klinik kecantikan agar slot tidak bentrok

Kenapa jadwal klinik kecantikan bentrok?

Bentrok terjadi karena jadwal dicatat per klinik, bukan per orang. Buku jadwal atau grup WhatsApp menampilkan jam yang kosong, padahal satu-satunya dokter yang boleh melakukan laser sedang menangani pasien lain. Tiga penyebab lain: durasi treatment yang berbeda dipaksa masuk kotak 30 menit yang seragam, ruang tidak sempat dibersihkan sebelum pasien berikutnya masuk, dan cuti atau rapat tidak pernah masuk ke jadwal booking.

Admin lalu memindahkan pasien lewat chat, dan pasien yang dipindah lebih mudah tidak datang. Studi di JAMA Dermatology (2013) mencatat tingkat pasien tidak hadir di klinik dermatologi berkisar 17-31%. Blog Serpis menulis satu pasien tidak hadir pada slot laser atau konsultasi dokter berarti pendapatan hilang (klaim vendor, tanpa sumber primer). Booking online membantu hanya bila sistem menghitung slot per orang. Itulah cara kerja software booking klinik kecantikan di Termilo, sama seperti bisnis jasa lain.

Siapa staf di klinik dan treatment apa yang boleh dikerjakan tiap orang?

Di Termilo, setiap dokter dan terapis adalah staf. Pelanggan memilih layanan dan jam; sistem memilih staf yang kosong pada jam itu. Setiap staf punya daftar layanan sendiri. Daftar itulah yang mencegah laser jatuh ke terapis, atau facial menghabiskan jam dokter. Tambahkan setiap orang lewat menu Katalog → Staff → "Undang staff": isi nama, email, dan role.

Pembagian ini bukan aturan baku Termilo — klinik dengan 1 dokter dan 2 terapis, atau 3 dokter spesialis berbeda, menyusun tabelnya sendiri sesuai keahlian tiap orang.

Cara menugaskan: buka Katalog → Layanan, pilih treatment untuk membuka "Edit layanan", lalu di bagian "Staff yang bisa" klik Tambah dan centang orang yang boleh mengerjakannya. Biarkan kosong hanya bila semua staf boleh mengerjakan treatment itu.

Bagaimana mengatur durasi dan jeda per treatment?

Facial yang makan waktu 60 menit plus jeda 10 menit sebenarnya mengunci 70 menit penuh jadwal staf, bukan cuma 60. Itu sebabnya Durasi dan Buffer setelah (menit) diisi terpisah, di "Edit layanan" → "Durasi & buffer" setelah treatment dibuat lewat Katalog → Layanan → Tambah layanan: Durasi mengunci staf selama treatment berlangsung, Buffer menahan slot berikutnya supaya bed sempat dibersihkan, alat diganti, dan catatan ditulis.

Deposit tidak mengubah slot, tetapi mengubah status: booking dengan deposit berstatus menunggu dan slot ditahan 10 menit sampai deposit masuk, lalu terkonfirmasi. Mode persetujuan berlaku untuk semua booking di satu bisnis: setujui otomatis, atau setujui manual dengan slot ditahan 24 jam. Kebijakan batal ditulis di deskripsi layanan; teks itu tampil di halaman booking sebelum pelanggan memilih jam. Urutan status ada di lifecycle booking.

Bagaimana jam kerja per staf dan cuti diatur lewat API?

Jam buka per hari dan tanggal libur diatur di dashboard. Jam kerja per staf dan blokir waktu diatur lewat API (lihat /docs/availability). Jam buka klinik berlaku untuk treatment tanpa staf yang ditugaskan; begitu treatment punya staf yang ditugaskan, slotnya dihitung dari jam kerja staf itu. Tanggal libur klinik tetap menutup slot semua orang.

1. Buka Operasional → Jam operasional, isi jam buka klinik per hari, misalnya Senin-Sabtu 09.00-19.00. Pakai "Salin ke semua hari" bila jamnya sama.
2. Tambahkan tanggal tutup klinik di "Pengecualian & hari libur" dengan Tanggal dan Keterangan.
3. Lewat API, buat satu aturan jam kerja per hari untuk setiap dokter dan terapis: staf, hari, jam mulai, jam selesai, dan zona waktu. Dokter yang praktik Selasa dan Kamis hanya diberi dua aturan.
4. Untuk cuti, rapat, atau pelatihan alat satu orang, buat blokir waktu per staf: rentang awal dan akhir, plus alasan sebagai catatan internal.
5. Cek slot satu treatment dari halaman booking klinik; yang tampil sudah memperhitungkan semua lapisan itu.

Bila klinik tidak punya tim teknis, orang yang mengelola website klinik dapat mengikuti contoh permintaan di panduan ketersediaan.

Bagaimana jam sibuk Google Calendar klinik menutup slot?

Hubungkan Google Calendar dari dashboard. Selama proses verifikasi Google berjalan, Google dapat menampilkan peringatan dan meminta hubungkan ulang. Jam sibuk di satu Google Calendar yang dihubungkan bisnis menutup slot untuk semua staf. Termilo hanya membaca status sibuk atau luang, bukan isi acara. Menunya: Integrasi → Google Calendar → "Sambungkan".

Karena satu kalender itu berlaku untuk seluruh klinik, isi hanya dengan acara yang memang menghentikan semua booking: rapat bulanan, pelatihan alat, atau kunjungan teknisi. Jangan masukkan jadwal pribadi satu dokter ke kalender itu; acara itu ikut menutup slot terapis. Absen satu orang tetap memakai blokir waktu per staf. Konsultasi dengan mode lokasi online membuat acara Google Calendar berisi link Google Meet dari kalender yang sama; pasien yang mengisi email menerima undangan dari Google (panduan Google Calendar).

Bagaimana menawarkan dokter tertentu lewat layanan terpisah?

Sebagian pasien klinik estetika memang punya praktisi favorit — Consentz (EN) mencatat preferensi itu memengaruhi pemesanan ulang (klaim vendor, tanpa sumber primer), meski halaman booking Termilo sendiri tidak menyediakan pemilihan orang secara langsung. Buat layanan terpisah yang hanya ditugaskan ke satu staf sebagai jalan keluarnya: "Laser dengan Dokter 1" cuma masuk jadwal Dokter 1, sementara "Laser" biasa tetap terbuka untuk kedua dokter — pasien yang memilih opsi pertama otomatis mendapat Dokter 1.

Samakan durasi dan jeda kedua layanan itu supaya bentuk jadwal Dokter 1 tidak ikut berubah. Nama dan keahlian dokter boleh disebut di Deskripsi layanan, tampil sebelum pasien memilih jam — cara serupa juga dipakai klinik gigi untuk dokter gigi tertentu.

Bagaimana menjaga jumlah staf aktif tidak melebihi ruang?

Kapasitas per ruang, stall, atau lapangan tidak termasuk. Termilo menghitung slot per staf, bukan per ruang. Klinik contoh punya 3 ruang treatment dan 6 staf; bila keenamnya punya jam kerja yang sama, sistem dapat menerima 6 booking pada jam yang sama, padahal ruang hanya 3. Jaga agar jumlah staf dengan jam kerja yang sama tidak melebihi jumlah ruang.

Klinik yang baru buka dengan 1 ruang dan 2 staf tetap kena batasan ini, cuma angkanya lebih kecil saja — hitungannya berlaku berapa pun skala kliniknya nanti.

• Bagi jam kerja per staf ke dalam sif: tiga orang pagi, tiga orang sore, sehingga hanya tiga jadwal yang aktif pada satu waktu.
• Dokter yang praktik dua hari seminggu hanya diberi aturan jam pada hari itu; di hari lain jadwalnya kosong.
• Staf yang cuti panjang dinonaktifkan dari Katalog → Staff lewat sakelar "Aktif"; staf nonaktif tidak menerima booking baru.